Addressing Delivery Issues (Damage/Missing Parts)

Behandlung von Lieferproblemen (Schäden/fehlende Teile)

The customer discovers a damaged item or missing parts during or after delivery and needs to report the issue to the delivery team or the store for resolution.

Der Kunde entdeckt während oder nach der Lieferung ein beschädigtes Produkt oder fehlende Teile und muss das Problem dem Lieferteam oder dem Geschäft melden, um eine Lösung zu erhalten.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

Emily (Female)

Hi, I'm calling about a recent furniture delivery. My order number is 23456. We just unpacked the coffee table, and it seems like the top is scratched.

Hallo, ich rufe wegen einer kürzlichen Möbel-Lieferung an. Meine Bestellnummer ist 23456. Wir haben gerade den Couchtisch ausgepackt, und es scheint, als ob die Oberfläche zerkratzt ist.

Michael (Male)

I'm sorry to hear that, ma'am. Could you please describe the extent of the scratch? Is it a minor surface scratch or something more significant?

Es tut mir leid, das zu hören, Madam. Könnten Sie bitte den Umfang des Kratzers beschreiben? Ist es ein leichter Oberflächenkratzer oder etwas Bedeutenderes?

Emily (Female)

It's quite noticeable, about five inches long. It looks like it happened during transit. Also, we're missing the assembly instructions and a few screws for the bookshelf we ordered.

Es ist ziemlich auffällig, etwa fünf Zoll lang. Es sieht so aus, als wäre es während des Transports passiert. Zusätzlich fehlen uns die Montageanleitung und ein paar Schrauben für das von uns bestellte Bücherregal.

Michael (Male)

Understood. For the coffee table, we can arrange for an exchange or a repair. Could you send us a photo of the damage to our email [email protected] so we can assess it?

Verstanden. Für den Couchtisch können wir einen Umtausch oder eine Reparatur arrangieren. Könnten Sie uns ein Foto des Schadens an unsere E-Mail [email protected] senden, damit wir es bewerten können?

Emily (Female)

Yes, I can do that right away. What about the missing parts for the bookshelf?

Ja, ich kann das sofort erledigen. Was ist mit den fehlenden Teilen für das Bücherregal?

Michael (Male)

For the missing instructions and screws, we can ship those out to you immediately. They should arrive within 3-5 business days. Would you like us to proceed with shipping those out?

Für die fehlenden Anleitungen und Schrauben können wir diese Ihnen sofort zusenden. Sie sollten innerhalb von 3–5 Werktagen bei Ihnen eintreffen. Möchten Sie, dass wir mit dem Versand fortfahren?

Emily (Female)

Yes, please do. And for the coffee table, I'd prefer an exchange if possible, as it's brand new. I'll send those photos over now.

Ja, bitte. Und für den Couchtisch würde ich einen Umtausch bevorzugen, wenn möglich, da er brandneu ist. Ich schicke die Fotos jetzt.

Michael (Male)

Alright, once we receive the photos, we'll process your request for an exchange. You'll receive a confirmation email with the next steps shortly after. Is there anything else I can assist you with today?

In Ordnung, sobald wir die Fotos erhalten haben, bearbeiten wir Ihre Anfrage für einen Umtausch. Sie erhalten kurz darauf eine Bestätigungs-E-Mail mit den nächsten Schritten. Gibt es heute noch etwas anderes, bei dem ich Ihnen helfen kann?

Emily (Female)

No, that should cover it for now. Thank you for your help, Michael.

Nein, das sollte für den Moment reichen. Vielen Dank für Ihre Hilfe, Michael.

Michael (Male)

You're most welcome, Emily. Have a good day!

Gern geschehen, Emily. Einen schönen Tag!

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

scratched

Past tense of 'scratch', meaning a mark or cut on a surface, often from damage. Use it when describing issues with items like furniture.

Vergangenheitsform von 'scratch', was eine Marke oder einen Schnitt auf einer Oberfläche bedeutet, oft durch Beschädigung. Verwenden Sie es, wenn Sie Probleme mit Gegenständen wie Möbeln beschreiben.

extent

The degree or size of something, like how bad a problem is. Common in customer service to ask for details about a issue.

Der Grad oder die Größe von etwas, wie schlimm ein Problem ist. Häufig im Kundenservice verwendet, um Details zu einem Problem zu erfragen.

noticeable

Easy to see or notice. Use this adjective to describe something obvious, like a visible damage on an item.

Leicht zu sehen oder zu bemerken. Verwenden Sie dieses Adjektiv, um etwas Offensichtliches zu beschreiben, wie einen sichtbaren Schaden an einem Gegenstand.

transit

The process of transporting goods from one place to another. Often used in delivery contexts to explain how damage might occur.

Der Prozess des Transports von Waren von einem Ort zum anderen. Wird oft in Lieferkontexten verwendet, um zu erklären, wie Schäden entstehen könnten.

assembly

The act of putting together parts of furniture or items. Related to instructions for building something like a bookshelf.

Der Vorgang des Zusammenbauens von Teilen von Möbeln oder Gegenständen. Bezogen auf Anweisungen zum Bauen von etwas wie einem Bücherregal.

exchange

To replace a faulty item with a new one. A polite way to request a swap in shopping or delivery situations.

Um ein defektes Artikel durch einen neuen zu ersetzen. Eine höfliche Art, einen Umtausch in Einkaufs- oder Lieferungssituationen anzufordern.

assess

To evaluate or judge the condition of something. Used in service calls to check damage before deciding on a solution.

Bewerten oder Urteilen über den Zustand von etwas. Wird in Serviceanfrufen verwendet, um Schäden zu prüfen, bevor eine Lösung entschieden wird.

ship out

To send or mail items to a customer. A phrasal verb common in business for delivering replacement parts quickly.

Artikel an einen Kunden senden oder per Post verschicken. Ein Phrasalverb, das in Geschäftskreisen üblich ist, um Ersatzteile schnell zu liefern.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

I'm sorry to hear that, ma'am.

A polite apology in customer service. Use 'ma'am' for female customers to show respect. This expression builds rapport when handling complaints.

Eine höfliche Entschuldigung im Kundenservice. Verwenden Sie 'Madam' für weibliche Kunden, um Respekt zu zeigen. Dieser Ausdruck baut Rapport auf, wenn Beschwerden bearbeitet werden.

Could you please describe the extent of the scratch?

A question to get more details about a problem. Uses 'could you please' for politeness. Useful for clarifying issues in reports or calls.

Eine Frage, um mehr Details zu einem Problem zu erhalten. Verwendet 'could you please' für Höflichkeit. Nützlich zum Klären von Problemen in Berichten oder Anrufen.

It looks like it happened during transit.

Explains the cause of damage. 'Looks like' softens the statement. Good for describing suspected reasons in complaints without blaming.

Erklärt die Ursache des Schadens. 'Looks like' mildert die Aussage. Gut geeignet, um in Beschwerden vermutete Gründe ohne Schuldzuweisung zu beschreiben.

Could you send us a photo of the damage to our email?

Requests evidence politely. Includes specific details like email address. Essential in modern customer service for visual assessments.

Fordert höflich Beweise an. Enthält spezifische Details wie E-Mail-Adresse. Essentiell im modernen Kundenservice für visuelle Bewertungen.

We can ship those out to you immediately.

Offers a quick solution. 'Ship out' means to send. Use this to assure customers of fast action in delivery problems.

Bietet eine schnelle Lösung. 'Ship out' bedeutet versenden. Verwenden Sie dies, um Kunden bei Lieferproblemen schnelles Handeln zu versichern.

Would you like us to proceed with shipping those out?

Seeks confirmation before acting. 'Proceed with' means to continue. Polite way to confirm customer approval in service interactions.

Sucht Bestätigung vor dem Handeln. 'Proceed with' bedeutet fortfahren. Höfliche Art, die Zustimmung des Kunden in Service-Interaktionen zu bestätigen.

I'd prefer an exchange if possible.

Expresses a preference politely. 'If possible' adds flexibility. Useful when requesting options like replacement over repair.

Drückt eine Vorliebe höflich aus. 'Falls möglich' fügt Flexibilität hinzu. Nützlich beim Anfordern von Optionen wie Umtausch statt Reparatur.

Is there anything else I can assist you with today?

Standard closing question in service calls. Checks for more needs. Helps end conversations professionally and ensures satisfaction.

Standardabschlussfrage in Serviceanrufen. Überprüft weitere Bedürfnisse. Hilft, Gespräche professionell zu beenden und Zufriedenheit zu gewährleisten.