Back to Situations
Wedding Planning

Discussing Wedding Day Timeline and Logistics

Discutiendo el Cronograma y la Logística del Día de la Boda

Reviewing and finalizing the detailed schedule for the wedding day, including timings for ceremonies, receptions, photos, and coordinating logistics with all involved parties.

Revisión y finalización del horario detallado para el día de la boda, incluyendo los tiempos para las ceremonias, recepciones, fotos, y coordinación de la logística con todas las partes involucradas.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

1
Wedding Planner (Female)
Good morning, everyone! We're here today to finalize the wedding day timeline and logistics. I've prepared a draft, and I'd like to walk you through it for any feedback.
¡Buenos días a todos! Estamos aquí hoy para finalizar el cronograma y la logística del día de la boda. He preparado un borrador y me gustaría repasarlo con ustedes para recibir cualquier comentario.
2
Groom (Male)
Sounds good. Let's dive in. I'm especially keen to ensure we have enough time for family photos after the ceremony, without feeling rushed.
Suena bien. Vamos a ello. Estoy especialmente interesado en asegurarme de que tengamos suficiente tiempo para fotos familiares después de la ceremonia, sin sentirnos apresurados.
3
Wedding Planner (Female)
Absolutely. My proposed schedule allocates a full hour for post-ceremony photos, including travel to the designated photo spots. We can adjust this if needed, but I think that's a fair buffer.
Absolutamente. Mi horario propuesto asigna una hora completa para las fotos después de la ceremonia, incluyendo el viaje a los lugares de fotos designados. Podemos ajustarlo si es necesario, pero creo que es un margen justo.
4
Bride (Female)
That's great. And regarding the reception, could we reconfirm the band's setup time? We want to make sure they're ready to go right when guests arrive for the cocktail hour.
Eso es genial. Y respecto a la recepción, ¿podríamos reconfirmar el tiempo de montaje de la banda? Queremos asegurarnos de que estén listos para empezar justo cuando lleguen los invitados para la hora del cóctel.
5
Wedding Planner (Female)
Yes, I've already coordinated with the band leader. They'll be on site two hours before the cocktail hour to set up and do sound checks. They're very professional about their timing.
Sí, ya he coordinado con el líder de la banda. Estarán en el sitio dos horas antes de la hora del cóctel para instalarse y hacer pruebas de sonido. Son muy profesionales con respecto a su puntualidad.
6
Groom (Male)
Perfect. One last thing – what about guest transportation from the ceremony venue to the reception? Have we nailed down the shuttle schedule?
Perfecto. Una última cosa – ¿y el transporte de los invitados del lugar de la ceremonia a la recepción? ¿Ya hemos fijado el horario del shuttle?
7
Wedding Planner (Female)
Good point. We have three shuttle buses confirmed. They'll start running 15 minutes after the ceremony concludes, with the last one departing 45 minutes later. I'll provide a detailed schedule for signage at both venues.
Buen punto. Tenemos tres autobuses lanzadera confirmados. Comenzarán a funcionar 15 minutos después de que concluya la ceremonia, con el último saliendo 45 minutos después. Proporcionaré un horario detallado para la señalización en ambos lugares.
8
Bride (Female)
That sounds comprehensive! I feel much more at ease now. Thank you for all your detailed planning.
¡Eso suena completo! Ahora me siento mucho más a gusto. Gracias por toda tu planificación detallada.
9
Wedding Planner (Female)
My pleasure! I'll send out the final timeline by the end of today. Feel free to reach out if any last-minute questions pop up. Otherwise, we're all set!
¡De nada! Te enviaré la línea de tiempo final antes de que termine el día. Siéntete libre de contactarme si surgen preguntas de última hora. De lo contrario, ¡estamos listos!

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

finalize

To make final decisions and complete something, like confirming a plan. Use it when wrapping up preparations, e.g., 'Let's finalize the menu.'

Tomar decisiones finales y completar algo, como confirmar un plan. Úsalo al finalizar preparativos, p. ej., 'Finalicemos el menú.'

timeline

A schedule showing the order and timing of events. Common in planning, e.g., 'What's the timeline for the project?'

Un cronograma que muestra el orden y el momento de los eventos. Común en la planificación, p. ej., '¿Cuál es el cronograma del proyecto?'

logistics

The practical details of organizing an event, like transportation or setup. Useful for events, e.g., 'We need to handle the logistics.'

Los detalles prácticos de la organización de un evento, como el transporte o la instalación. Útil para eventos, p. ej., 'Necesitamos manejar la logística.'

feedback

Opinions or suggestions for improvement. Ask for it politely, e.g., 'I'd appreciate your feedback on this.'

Opiniones o sugerencias para mejorar. Pídela cortésmente, por ejemplo, 'Apreciaría tu feedback sobre esto.'

allocate

To set aside time or resources for a specific purpose. In planning, e.g., 'We allocate one hour for lunch.'

Reservar tiempo o recursos para un propósito específico. En la planificación, p. ej., 'Asignamos una hora para el almuerzo.'

buffer

Extra time added to prevent rushing. Helpful in schedules, e.g., 'Add a buffer for traffic.'

Tiempo extra añadido para evitar prisas. Útil en horarios, p. ej., 'Añade un buffer para el tráfico.'

reconfirm

To check and confirm something again for accuracy. Use when double-checking details, e.g., 'Can we reconfirm the time?'

Verificar y confirmar algo nuevamente para precisión. Usar al verificar detalles dos veces, p. ej., '¿Podemos reconfirmar la hora?'

shuttle

A vehicle that transports people regularly between locations, like buses for events. E.g., 'The airport shuttle is free.'

Un vehículo que transporta personas regularmente entre ubicaciones, como autobuses para eventos. Ej.: 'El transbordador del aeropuerto es gratuito.'

comprehensive

Complete and including all necessary parts. Praise plans with it, e.g., 'That's a comprehensive report.'

Completo e incluyendo todas las partes necesarias. Alaba los planes con él, p. ej., 'Ese es un informe comprehensivo.'

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

We're here today to finalize the wedding day timeline and logistics.

This introduces the purpose of a meeting. Use it to start discussions on planning; 'finalize' means to complete, and 'timeline and logistics' refer to schedule and practical details. Good for professional settings.

Esto introduce el propósito de una reunión. Úsalo para iniciar discusiones sobre planificación; 'finalize' significa completar, y 'timeline and logistics' se refieren a cronograma y detalles prácticos. Bueno para entornos profesionales.

Sounds good. Let's dive in.

A casual way to agree and start immediately. 'Dive in' is an idiom meaning to begin enthusiastically. Useful in informal meetings to show readiness.

Una forma casual de acordar y empezar inmediatamente. 'Dive in' es un modismo que significa comenzar con entusiasmo. Útil en reuniones informales para mostrar disposición.

I'm especially keen to ensure we have enough time for family photos after the ceremony, without feeling rushed.

Expresses a strong interest ('keen') in a specific detail. 'Ensure' means to make sure; this sentence shows polite concern for timing. Use when prioritizing in plans.

Expresa un fuerte interés ('keen') en un detalle específico. 'Ensure' significa asegurarse; esta oración muestra una preocupación educada por el tiempo. Úsala al priorizar en planes.

My proposed schedule allocates a full hour for post-ceremony photos, including travel to the designated photo spots.

Proposes a plan using 'allocates' for assigning time. 'Post-ceremony' means after the event; this is formal for suggesting schedules. Includes details like travel.

Propone un plan usando 'allocates' para asignar tiempo. 'Post-ceremony' significa después del evento; esto es formal para sugerir horarios. Incluye detalles como viajes.

Could we reconfirm the band's setup time? We want to make sure they're ready to go right when guests arrive.

A polite request to double-check ('reconfirm'). 'Setup time' is preparation period; 'make sure' emphasizes importance. Use for verifying event details.

Una solicitud educada para verificar de nuevo ('reconfirmar'). 'Tiempo de setup' es el período de preparación; 'asegurarse' enfatiza la importancia. Úsalo para verificar detalles del evento.

They'll be on site two hours before the cocktail hour to set up and do sound checks.

Describes timing with 'on site' meaning at the location. 'Cocktail hour' is a pre-dinner social time; 'sound checks' test audio. Explains coordination professionally.

Describe el timing con 'on site' significando en el lugar. 'Cocktail hour' es un tiempo social antes de la cena; 'sound checks' prueban el audio. Explica la coordinación de manera profesional.

Have we nailed down the shuttle schedule?

'Nailed down' is an idiom for finalizing firmly. Questions progress on details like transportation. Informal but clear for checking status.

'Nailed down' es un modismo para finalizar de manera firme. Pregunta sobre el progreso en detalles como el transporte. Informal pero claro para verificar el estado.

That sounds comprehensive! I feel much more at ease now.

Praises completeness ('comprehensive') and expresses relief ('at ease'). Use to thank and show satisfaction after planning discussions.

Elogia la completitud ('comprehensive') y expresa alivio ('at ease'). Úsalo para agradecer y mostrar satisfacción después de discusiones de planificación.