Disputing an Incorrect Bill/Charge
A customer notices an unexpected or incorrect charge on their utility bill, bank statement, or service invoice and needs to contact the company for clarification or correction.
Un cliente nota un cargo inesperado o incorrecto en su factura de servicios públicos, extracto bancario o factura de servicios y necesita contactar a la empresa para aclaración o corrección.
Dialogue
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Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
discrepancy
A discrepancy is a difference or mistake between what you expected and what actually happened, often used when talking about bills or accounts.
Una discrepancia es una diferencia o error entre lo que esperabas y lo que realmente sucedió, a menudo usado al hablar de facturas o cuentas.
charge
A charge is an amount of money you are billed for a service or product; in complaints, it refers to an unexpected fee on your statement.
Un cargo es una cantidad de dinero que se te cobra por un servicio o producto; en las quejas, se refiere a una tarifa inesperada en tu estado de cuenta.
authorized
To authorize means to give official permission for something; here, it questions if someone approved the service addition.
Autorizar significa dar permiso oficial para algo; aquí, cuestiona si alguien aprobó la adición del servicio.
incorrect
Incorrect means wrong or not accurate; used to describe a mistake like an wrong fee on a bill.
Incorrect significa equivocado o no preciso; se usa para describir un error como una tarifa errónea en una factura.
dispute
A dispute is a formal challenge to a charge or decision, often starting a process to fix an error in billing.
Una disputa es un desafío formal a un cargo o decisión, que a menudo inicia un proceso para corregir un error en la facturación.
inconvenience
An inconvenience is a trouble or annoyance caused by a problem; companies use this when apologizing for service issues.
Un inconveniente es un problema o molestia causada por un inconveniente; las empresas lo usan cuando se disculpan por problemas de servicio.
initiate
To initiate means to start or begin a process, like starting a complaint review for a bill error.
Iniciar significa comenzar o empezar un proceso, como iniciar una revisión de queja por un error en la factura.
credit
A credit is an amount of money subtracted from your bill to correct an overcharge; it reduces what you owe.
Un crédito es una cantidad de dinero restada de su factura para corregir un cobro excesivo; reduce lo que debe.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
Hi, I'm calling about a discrepancy on my latest utility bill.
This is a polite way to start a complaint call. 'Discrepancy' highlights the issue, and 'utility bill' refers to services like water or electricity. Use this to introduce a problem clearly without being rude.
Esta es una forma educada de iniciar una llamada de queja. 'Discrepancia' resalta el problema, y 'factura de servicios públicos' se refiere a servicios como agua o electricidad. Úsalo para introducir un problema de manera clara sin ser grosero.
Could you please provide your account number?
This is a common request in customer service. 'Could you please' makes it polite. Use this when you need identification details to help the customer.
Esta es una solicitud común en el servicio al cliente. 'Could you please' la hace educada. Úsala cuando necesites detalles de identificación para ayudar al cliente.
I noticed a charge for 'Premium Service Upgrade' that I definitely didn't sign up for.
This sentence explains the specific problem. 'I noticed' shows observation, and 'definitely didn't' adds emphasis on denial. Useful for describing unexpected fees in disputes.
Esta oración explica el problema específico. 'I noticed' muestra observación, y 'definitely didn't' añade énfasis en la negación. Útil para describir tarifas inesperadas en disputas.
Is it possible someone else in your household authorized this?
This questions possible causes politely. 'Is it possible' softens the inquiry. Use in service roles to gather more info without accusing the customer.
Esta pregunta indaga en causas posibles de manera cortés. '¿Es posible?' suaviza la indagación. Úsala en roles de servicio para obtener más información sin acusar al cliente.
No, absolutely not. This is clearly an incorrect charge.
'Absolutely not' strongly denies something. 'Clearly' emphasizes the obvious mistake. This pattern is great for firm but polite rejections in complaints.
'Absolutamente no' niega fuertemente algo. 'Claramente' enfatiza el error obvio. Este patrón es genial para rechazos firmes pero educados en quejas.
I apologize for the inconvenience. I'm going to initiate a dispute for this charge.
This shows empathy and action. 'I apologize for' is a standard apology phrase. 'Initiate a dispute' means starting the correction process. Use to reassure customers during resolutions.
Esto muestra empatía y acción. 'I apologize for' es una frase estándar de disculpa. 'Initiate a dispute' significa iniciar el proceso de corrección. Úsalo para tranquilizar a los clientes durante las resoluciones.
The credit will appear on your next statement, and you'll also receive an email confirmation.
This explains next steps clearly with 'and' connecting details. 'Credit' and 'confirmation' assure the fix. Useful for ending complaints by outlining what happens next.
Esto explica los próximos pasos claramente con 'and' conectando detalles. 'Credit' y 'confirmation' aseguran la corrección. Útil para terminar quejas delineando lo que sucede a continuación.
Is there anything else I can assist you with today?
A standard closing question in service calls. It invites more help. Use this to check if the issue is fully resolved before ending the conversation.
Una pregunta estándar de cierre en llamadas de servicio. Invita a más ayuda. Úsala para verificar si el problema se ha resuelto completamente antes de terminar la conversación.