Addressing Unexpected Issues on Event Day

Abordando problemas inesperados en el día del evento

During the event, organizers encounter and need to quickly resolve unforeseen problems, such as bad weather, a shortage of supplies, or a volunteer not showing up.

Durante el evento, los organizadores encuentran y necesitan resolver rápidamente problemas imprevistos, como mal tiempo, una escasez de suministros o un voluntario que no se presenta.

Dialogue

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Sarah (Female)

Michael, we've got a bit of a problem. The popcorn machine just died, and we have a long line of kids waiting.

Michael, tenemos un pequeño problema. La máquina de palomitas acaba de estropearse, y tenemos una larga cola de niños esperando.

Michael (Male)

Oh, no! Seriously? Okay, do we have a backup plan or another one anywhere? What about the one from last year's fair?

¡Oh, no! ¿En serio? Vale, ¿tenemos un plan de respaldo o otro en algún lado? ¿Qué tal el de la feria del año pasado?

Sarah (Female)

I checked. It's in storage, but it needs a good cleaning and some repairs. No time for that now. Maybe we can offer something else while we figure this out?

Lo comprobé. Está en el almacén, pero necesita una buena limpieza y algunas reparaciones. No hay tiempo para eso ahora. ¿Tal vez podamos ofrecer algo más mientras lo resolvemos?

Michael (Male)

Right. How about we switch to cotton candy for a bit? We've got plenty of supplies for that, and it's popular with the kids too.

Bien. ¿Qué tal si cambiamos a algodón de azúcar por un rato? Tenemos muchos suministros para eso, y también es popular entre los niños.

Sarah (Female)

That's a great idea! I'll send David over to the cotton candy station to help out and manage the queue. He can explain the situation.

¡Esa es una gran idea! Enviaré a David a la estación de algodón de azúcar para que ayude y gestione la cola. Él puede explicar la situación.

Michael (Male)

Perfect. And tell him to let them know we're giving out free mini bubbles to the kids in line as a little apology for the wait. That should keep them happy.

Perfecto. Y dile que les diga que estamos repartiendo mini burbujas gratis a los niños en la fila como una pequeña disculpa por la espera. Eso debería mantenerlos contentos.

Sarah (Female)

Good thinking! I'll go make sure he gets the message and starts organizing. We also need to get someone to look at the popcorn machine later.

¡Buena idea! Voy a asegurarme de que reciba el mensaje y empiece a organizar. También necesitamos que alguien eche un vistazo a la máquina de palomitas más tarde.

Michael (Male)

Absolutely. Let's get through this immediate issue first. We'll add it to the post-event checklist.

Absolutamente. Resolvamos primero este problema inmediato. Lo añadiremos a la lista de verificación post-evento.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

backup plan

A secondary plan prepared in case the main plan fails; useful for organizing events to handle unexpected problems.

Un plan secundario preparado en caso de que el plan principal falle; útil para organizar eventos y manejar problemas inesperados.

storage

A place where items are kept when not in use, like a warehouse; common in discussions about supplies for events.

Un lugar donde se guardan los artículos cuando no se usan, como un almacén; común en discusiones sobre suministros para eventos.

repairs

The act of fixing something broken; often used when equipment malfunctions during activities.

El acto de arreglar algo roto; a menudo usado cuando el equipo falla durante las actividades.

queue

A line of people waiting for something; British English term, practical for describing waits at events.

Una línea de personas esperando algo; término del inglés británico, práctico para describir esperas en eventos.

apology

An expression of regret for a mistake or inconvenience; helps in customer service or event management to keep people happy.

Una expresión de arrepentimiento por un error o inconveniencia; ayuda en el servicio al cliente o gestión de eventos para mantener a la gente feliz.

checklist

A list of tasks or items to review; useful for planning and following up after events to ensure everything is handled.

Una lista de tareas o elementos para revisar; útil para la planificación y el seguimiento después de eventos para asegurar que todo se maneje.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

We've got a bit of a problem.

This is a casual way to introduce an issue without sounding too alarmed; useful for starting problem-solving conversations in teams. 'Got' is informal for 'have', common in spoken English.

Esta es una forma casual de introducir un problema sin sonar demasiado alarmado; útil para iniciar conversaciones de resolución de problemas en equipos. 'Got' es una forma informal de 'have', común en el inglés hablado.

Do we have a backup plan or another one anywhere?

Questions like this seek alternatives quickly; 'or another one anywhere' shows flexibility in searching for solutions. Great for emergency situations to brainstorm options.

Preguntas como esta buscan alternativas rápidamente; 'or another one anywhere' muestra flexibilidad en la búsqueda de soluciones. Genial para situaciones de emergencia para hacer lluvia de ideas sobre opciones.

Maybe we can offer something else while we figure this out?

Suggests a temporary fix ('while we figure this out' means during the time we solve it); 'figure out' is an idiom for solving problems, practical for collaborative planning.

Sugiere una solución temporal (‘while we figure this out’ significa durante el tiempo que lo resolvemos); ‘figure out’ es un modismo para resolver problemas, práctico para la planificación colaborativa.

How about we switch to cotton candy for a bit?

Proposes a change using 'how about' for suggestions; 'switch to' means change to something else, and 'for a bit' indicates temporarily. Useful for adapting plans on the spot.

Propone un cambio usando 'how about' para sugerencias; 'switch to' significa cambiar a algo más, y 'for a bit' indica temporalmente. Útil para adaptar planes sobre la marcha.

He can explain the situation.

Simple structure with 'can' for ability; 'explain the situation' means describe what's happening clearly. Essential for communicating updates to avoid confusion in groups.

Estructura simple con 'can' para habilidad; 'explain the situation' significa describir lo que está sucediendo claramente. Esencial para comunicar actualizaciones y evitar confusión en grupos.

We'll add it to the post-event checklist.

Future tense 'we'll add' for planning follow-up; 'post-event' means after the event. This shows good organization skills, useful when resolving issues for future prevention.

Tiempo futuro 'we'll add' para planificar el seguimiento; 'post-event' significa después del evento. Esto muestra buenas habilidades de organización, útiles al resolver problemas para la prevención futura.