Negotiating Deadline Extensions

Negociación de Prórrogas de Plazos

A team member needs to request an extension on a deadline due to unforeseen circumstances or workload issues and discusses it with the project lead or relevant colleagues.

Un miembro del equipo necesita solicitar una extensión de plazo debido a circunstancias imprevistas o problemas de carga de trabajo y lo discute con el líder del proyecto o colegas relevantes.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

John (Male)

Hey Sarah, do you have a moment? I wanted to chat about the upcoming deadline for the marketing strategy report.

Hola Sarah, ¿tienes un momento? Quería charlar sobre la fecha límite próxima para el informe de estrategia de marketing.

Sarah (Female)

Sure, John. Come on in. What's up?

Claro, John. Pasa. ¿Qué pasa?

John (Male)

Well, our team has been swamped with the Q4 budget review, and it's taking a lot more time than anticipated. I'm afraid we might need a short extension on the marketing report, maybe until end of next week?

Bueno, nuestro equipo ha estado abrumado con la revisión del presupuesto del T4, y está tomando mucho más tiempo del anticipado. Me temo que podríamos necesitar una breve extensión en el informe de marketing, ¿quizás hasta el final de la próxima semana?

Sarah (Female)

I see. The original deadline is this Friday, so that would be an extra five business days. How far along are you currently, and what specific parts are holding you back?

Entiendo. La fecha límite original es este viernes, por lo que eso sería cinco días hábiles adicionales. ¿Hasta dónde has llegado actualmente, y qué partes específicas te están retrasando?

John (Male)

We've got the research and initial outline done, but the detailed analysis and recommendations are proving quite complex. We need more time to vet the data thoroughly to ensure accuracy, especially considering the current market volatility.

Hemos completado la investigación y el esquema inicial, pero el análisis detallado y las recomendaciones están resultando bastante complejos. Necesitamos más tiempo para revisar los datos a fondo para asegurar la precisión, especialmente considerando la volatilidad actual del mercado.

Sarah (Female)

Okay, I understand the need for accuracy. Let me check the project timeline and see if that extension would impact any downstream dependencies. Give me an hour or so, and I'll get back to you with a clearer picture.

De acuerdo, entiendo la necesidad de precisión. Déjame revisar el cronograma del proyecto y ver si esa extensión impactaría en dependencias posteriores. Dame una hora aproximadamente, y te contactaré con una perspectiva más clara.

John (Male)

Sounds good, Sarah. I really appreciate you looking into this for us. We'll do our best to submit it as early as possible within the extended timeframe.

Suena bien, Sarah. Realmente aprecio que estés investigando esto por nosotros. Haremos lo posible por enviarlo lo antes posible dentro del plazo extendido.

Sarah (Female)

No problem, John. I'll let you know soon. And keep me updated if anything changes on your end.

No hay problema, John. Te avisaré pronto. Y manténme al tanto si algo cambia en tu lado.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

swamped

Overwhelmed or very busy with too much work; used in casual work conversations to explain delays.

Abrumado o muy ocupado con demasiado trabajo; se usa en conversaciones informales de trabajo para explicar retrasos.

extension

An additional period of time added to a deadline; common in professional settings when requesting more time.

Un período adicional de tiempo agregado a una fecha límite; común en entornos profesionales al solicitar más tiempo.

anticipated

Expected or planned for in advance; helps describe something that took more time than planned.

Esperado o planificado con antelación; ayuda a describir algo que tomó más tiempo del planeado.

vet

To examine or check something carefully for accuracy; often used in business for reviewing data or reports.

Examinar o comprobar algo cuidadosamente para precisión; a menudo usado en negocios para revisar datos o informes.

volatility

Unpredictable change or instability, like in markets; useful in discussions about business risks.

Cambio impredecible o inestabilidad, como en los mercados; útil en discusiones sobre riesgos empresariales.

downstream dependencies

Later tasks or projects that rely on earlier ones; a business term for how delays affect the overall plan.

Tareas o proyectos posteriores que dependen de los anteriores; un término de negocios para cómo los retrasos afectan el plan general.

timeframe

A specific period of time for completing something; commonly used in project management.

Un período de tiempo específico para completar algo; comúnmente usado en la gestión de proyectos.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

Hey Sarah, do you have a moment? I wanted to chat about the upcoming deadline for the marketing strategy report.

This is a polite way to start a conversation and request time to discuss work issues; useful for initiating professional talks. 'Do you have a moment?' is a common idiom for asking if someone is available.

Esta es una forma educada de iniciar una conversación y solicitar tiempo para discutir temas de trabajo; útil para empezar charlas profesionales. '¿Tienes un momento?' es una expresión idiomática común para preguntar si alguien está disponible.

I'm afraid we might need a short extension on the marketing report, maybe until end of next week?

A soft way to request more time due to problems; 'I'm afraid' softens the request, making it polite. Useful in negotiations for deadlines. The question form invites agreement.

Una forma suave de solicitar más tiempo debido a problemas; 'I'm afraid' suaviza la solicitud, haciéndola educada. Útil en negociaciones de plazos. La forma de pregunta invita al acuerdo.

How far along are you currently, and what specific parts are holding you back?

This asks for progress updates and reasons for delays; 'how far along' means current stage, and 'holding you back' explains obstacles. Great for project management discussions to assess situations.

Esto pide actualizaciones de progreso y razones para los retrasos; 'how far along' significa etapa actual, y 'holding you back' explica obstáculos. Genial para discusiones de gestión de proyectos para evaluar situaciones.

We need more time to vet the data thoroughly to ensure accuracy, especially considering the current market volatility.

Explains the need for extra time with reasons; 'to ensure' shows purpose, and 'considering' introduces additional factors. Useful for justifying requests in detail-oriented work.

Explica la necesidad de tiempo extra con razones; 'to ensure' muestra el propósito, y 'considering' introduce factores adicionales. Útil para justificar solicitudes en trabajos orientados a los detalles.

Let me check the project timeline and see if that extension would impact any downstream dependencies.

Shows willingness to investigate before deciding; 'let me check' is a polite delay tactic. 'Would impact' uses conditional for hypothetical effects, common in business planning.

Muestra disposición a investigar antes de decidir; 'let me check' es una táctica de retraso educada. 'Would impact' usa el condicional para efectos hipotéticos, común en la planificación empresarial.

I really appreciate you looking into this for us.

Expresses gratitude politely; 'I really appreciate' emphasizes thanks. Use this after someone helps with a work issue to build good relationships.

Expresa gratitud de manera educada; 'Realmente aprecio' enfatiza el agradecimiento. Úsalo después de que alguien te ayude con un problema laboral para construir buenas relaciones.

Keep me updated if anything changes on your end.

Requests ongoing communication; 'keep me updated' means provide regular information, and 'on your end' specifies the other person's side. Essential for team collaboration.

Solicita comunicación continua; 'keep me updated' significa proporcionar información regular, y 'on your end' especifica el lado de la otra persona. Esencial para la colaboración en equipo.