Developing a New Standard Operating Procedure (SOP)

Desenvolvimento de um Novo Procedimento Operacional Padrão (SOP)

A small group of subject matter experts and process owners are drafting a new Standard Operating Procedure (SOP) for a recently revised or new workflow. This involves detailing steps, responsibilities, and expected outcomes.

Um pequeno grupo de especialistas em assunto e proprietários de processos está elaborando um novo Procedimento Operacional Padrão (SOP) para um fluxo de trabalho recentemente revisado ou novo. Isso envolve detalhar etapas, responsabilidades e resultados esperados.

Diálogo

Ouça e acompanhe a conversa

Sarah (Female)

Alright team, let's dive into drafting this new SOP for the revised inventory reconciliation process. Michael, can you start by outlining the main phases we've identified?

Certo, equipe, vamos mergulhar na elaboração desta nova SOP para o processo revisado de reconciliação de inventário. Michael, você pode começar delineando as fases principais que identificamos?

Michael (Male)

Sure, Sarah. Based on our analysis, the process breaks down into three key phases: data extraction, discrepancy identification, and resolution escalation. We need to detail the specific steps and responsibilities for each.

Claro, Sarah. Com base em nossa análise, o processo é dividido em três fases principais: extração de dados, identificação de discrepâncias e escalada de resolução. Precisamos detalhar os passos específicos e as responsabilidades para cada uma.

Emma (Female)

For data extraction, should we specify the exact system and report names? It'll help prevent confusion later on, especially for new users.

Para extração de dados, devemos especificar os nomes exatos do sistema e dos relatórios? Isso ajudará a prevenir confusão mais tarde, especialmente para novos usuários.

John (Male)

That's a good point, Emma. Let's make sure to include those details. Also, we need to clearly define who is responsible for initiating the extraction in the first place.

Esse é um bom ponto, Emma. Vamos nos certificar de incluir esses detalhes. Além disso, precisamos definir claramente quem é responsável por iniciar a extração em primeiro lugar.

Sarah (Female)

Agreed. So, under 'Data Extraction,' we'll list the system and report names, and then specify the role responsible for execution. What about the frequency? Is it daily, weekly, or as needed?

Concordo. Então, sob 'Extração de Dados', vamos listar os nomes do sistema e dos relatórios, e depois especificar o papel responsável pela execução. E a frequência? É diária, semanal ou conforme necessário?

Michael (Male)

It's currently a weekly reconciliation, so let's stick with that. And we should also add a section on data validation checks immediately after extraction to catch any obvious errors early.

Atualmente é uma reconciliação semanal, então vamos manter assim. E também devemos adicionar uma seção sobre verificações de validação de dados imediatamente após a extração para capturar qualquer erro óbvio cedo.

Emma (Female)

Good idea. That ties into 'Expected Outcomes' for that phase—clean, verified data ready for the next step. For 'Discrepancy Identification,' how detailed do we need to get on the types of discrepancies?

Boa ideia. Isso se conecta aos 'Resultados Esperados' para essa fase — dados limpos e verificados prontos para o próximo passo. Para 'Identificação de Discrepâncias', quão detalhados precisamos ser quanto aos tipos de discrepâncias?

John (Male)

I think a high-level categorization is sufficient for the SOP itself, but we can hyperlink to a separate appendix if a more exhaustive list is needed. The key is clearly defining the threshold for what constitutes a 'discrepancy' requiring action.

Acho que uma categorização de alto nível é suficiente para o próprio SOP, mas podemos hiperligar para um apêndice separado se uma lista mais exaustiva for necessária. O essencial é definir claramente o limiar do que constitui uma 'discrepância' que requer ação.

Sarah (Female)

Excellent point, John. Let's incorporate that. We also need a clear escalation path for unresolved discrepancies under the 'Resolution Escalation' phase, including timelines and designated contacts. Michael, could you draft that section by our next meeting?

Ponto excelente, John. Vamos incorporar isso. Também precisamos de um caminho claro de escalação para discrepâncias não resolvidas na fase 'Escalação de Resolução', incluindo prazos e contactos designados. Michael, poderia redigir essa secção até à nossa próxima reunião?

Michael (Male)

Absolutely, Sarah. I'll have a draft ready for review. This is coming together nicely.

Absolutamente, Sarah. Vou ter um rascunho pronto para revisão. Isso está se encaixando muito bem.

Vocabulário

Palavras e frases essenciais do diálogo

SOP

SOP stands for Standard Operating Procedure, a document that explains the steps to follow in a process to ensure consistency and efficiency in a workplace.

SOP significa Standard Operating Procedure, um documento que explica os passos a seguir em um processo para garantir consistência e eficiência no local de trabalho.

draft

To draft means to write an early version of a document, like a plan or procedure, which can be changed later before finalizing it.

Redigir significa escrever uma versão inicial de um documento, como um plano ou procedimento, que pode ser alterado posteriormente antes de ser finalizado.

outline

To outline means to give a general description or summary of the main parts of something, without going into too much detail.

Esboçar significa dar uma descrição geral ou resumo das partes principais de algo, sem entrar em muitos detalhes.

phases

Phases are distinct stages or steps in a process, like different parts of a project that happen one after another.

Fases são etapas ou passos distintos em um processo, como diferentes partes de um projeto que acontecem uma após a outra.

discrepancy

A discrepancy is a difference or inconsistency between two things that should be the same, such as numbers in reports that don't match.

Uma discrepância é uma diferença ou inconsistência entre duas coisas que deveriam ser iguais, como números em relatórios que não coincidem.

escalation

Escalation means passing a problem to a higher level of authority when it can't be solved at the current level, often with urgency.

Escalação significa passar um problema para um nível superior de autoridade quando não pode ser resolvido no nível atual, muitas vezes com urgência.

validation

Validation is the process of checking something to make sure it is correct, accurate, or meets standards, like verifying data.

A validação é o processo de verificar algo para garantir que esteja correto, preciso ou atenda aos padrões, como verificar dados.

threshold

A threshold is the level or point at which something starts to happen or requires action, like a minimum amount that triggers a response.

Um limiar é o nível ou ponto em que algo começa a acontecer ou requer ação, como uma quantidade mínima que aciona uma resposta.

Frases Chave

Frases importantes para lembrar e praticar

Alright team, let's dive into drafting this new SOP.

This sentence is a way to start a meeting enthusiastically. 'Dive into' is an idiom meaning to start working on something deeply and quickly. It's useful for leading discussions in professional settings. Grammar: Imperative 'let's' for suggestions.

Esta frase é uma forma de começar uma reunião com entusiasmo. 'Dive into' é uma expressão idiomática que significa começar a trabalhar em algo de forma profunda e rápida. É útil para liderar discussões em ambientes profissionais. Gramática: Imperativo 'let's' para sugestões.

Based on our analysis, the process breaks down into three key phases.

This explains a structure based on prior work. 'Breaks down into' means divides into parts. Useful for describing processes. Grammar: Present simple for general facts; 'based on' shows reason.

Isso explica uma estrutura baseada em trabalho anterior. 'Breaks down into' significa divide em partes. Útil para descrever processos. Gramática: Presente simples para fatos gerais; 'based on' mostra a razão.

That's a good point.

A common phrase to agree with and acknowledge someone's idea positively. It's polite and encourages collaboration in meetings. Useful in discussions to show respect.

Uma frase comum para concordar e reconhecer positivamente a ideia de alguém. É educada e incentiva a colaboração em reuniões. Útil em discussões para mostrar respeito.

Agreed. So, under 'Data Extraction,' we'll list the system and report names.

'Agreed' means I accept your idea. This sentence plans content for a document. Useful for confirming and organizing tasks. Grammar: Future 'we'll' for planned actions.

'Agreed' significa que aceito a sua ideia. Esta frase planeia o conteúdo de um documento. Útil para confirmar e organizar tarefas. Gramática: Futuro 'we'll' para ações planeadas.

Good idea. That ties into 'Expected Outcomes' for that phase.

Praises an idea and connects it to another part. 'Ties into' means relates to or links with. Helpful for building on suggestions in team talks.

Elogia uma ideia e a conecta a outra parte. 'Ties into' significa relaciona-se com ou liga com. Útil para construir sobre sugestões em conversas de equipe.

I think a high-level categorization is sufficient for the SOP itself.

'High-level' means general or overview, not detailed. 'Sufficient' means enough. Useful for suggesting simplicity in documents. Grammar: 'I think' softens opinion.

'High-level' significa geral ou visão geral, não detalhado. 'Sufficient' significa suficiente. Útil para sugerir simplicidade em documentos. Gramática: 'I think' suaviza a opinião.

Absolutely, Sarah. I'll have a draft ready for review.

'Absolutely' means completely yes. This accepts a task politely. Useful for agreeing to responsibilities in meetings. Grammar: Future 'I'll have' for promises.

'Absolutely' significa sim completamente. Isso aceita uma tarefa educadamente. Útil para concordar com responsabilidades em reuniões. Gramática: Futuro 'I'll have' para promessas.