Developing a New Standard Operating Procedure (SOP)

새로운 표준 운영 절차 (SOP) 개발

A small group of subject matter experts and process owners are drafting a new Standard Operating Procedure (SOP) for a recently revised or new workflow. This involves detailing steps, responsibilities, and expected outcomes.

소규모 주제 전문가와 프로세스 소유자 그룹이 최근 수정되었거나 새로운 워크플로우에 대한 새로운 표준 운영 절차(SOP)를 작성 중입니다. 이는 단계, 책임, 예상 결과의 세부 사항을 포함합니다.

대화

대화를 듣고 따라가세요

Sarah (Female)

Alright team, let's dive into drafting this new SOP for the revised inventory reconciliation process. Michael, can you start by outlining the main phases we've identified?

좋아, 팀, 이 새로운 재고 조정 프로세스용 SOP 초안을 작성하는 데 뛰어들자. Michael, 먼저 우리가 확인한 주요 단계들을 개요해 줄 수 있나?

Michael (Male)

Sure, Sarah. Based on our analysis, the process breaks down into three key phases: data extraction, discrepancy identification, and resolution escalation. We need to detail the specific steps and responsibilities for each.

네, Sarah. 저희 분석에 따르면, 이 프로세스는 세 가지 주요 단계로 나뉩니다: 데이터 추출, 불일치 식별, 그리고 해결 에스컬레이션. 각 단계의 구체적인 단계와 책임을 상세히 설명해야 합니다.

Emma (Female)

For data extraction, should we specify the exact system and report names? It'll help prevent confusion later on, especially for new users.

데이터 추출에 대해, 정확한 시스템과 보고서 이름을 지정해야 할까요? 이는 나중에 혼란을 방지하는 데 도움이 될 것입니다, 특히 신규 사용자에게요.

John (Male)

That's a good point, Emma. Let's make sure to include those details. Also, we need to clearly define who is responsible for initiating the extraction in the first place.

좋은 지적이네요, Emma. 그 세부 사항들을 포함시키도록 하죠. 또한, 처음에 추출을 시작하는 책임자가 누구인지 명확히 정의해야 합니다.

Sarah (Female)

Agreed. So, under 'Data Extraction,' we'll list the system and report names, and then specify the role responsible for execution. What about the frequency? Is it daily, weekly, or as needed?

동의합니다. 그래서 '데이터 추출' 아래에 시스템과 보고서 이름을 나열하고, 그 다음 실행을 담당하는 역할을 지정하겠습니다. 빈도는 어떻게 할까요? 매일, 매주, 아니면 필요에 따라입니까?

Michael (Male)

It's currently a weekly reconciliation, so let's stick with that. And we should also add a section on data validation checks immediately after extraction to catch any obvious errors early.

현재는 주간 조정이기 때문에 그걸 유지합시다. 그리고 추출 직후에 데이터 유효성 검사에 대한 섹션을 추가하여 명백한 오류를 조기에 포착해야 합니다.

Emma (Female)

Good idea. That ties into 'Expected Outcomes' for that phase—clean, verified data ready for the next step. For 'Discrepancy Identification,' how detailed do we need to get on the types of discrepancies?

좋은 아이디어예요. 그건 그 단계의 '예상 결과'와 연결되네요—깨끗하고 검증된 데이터가 다음 단계에 준비된 상태로. '불일치 식별'에 대해, 불일치 유형을 얼마나 상세히 다뤄야 할까요?

John (Male)

I think a high-level categorization is sufficient for the SOP itself, but we can hyperlink to a separate appendix if a more exhaustive list is needed. The key is clearly defining the threshold for what constitutes a 'discrepancy' requiring action.

SOP 자체에는 고급 분류가 충분하다고 생각합니다. 더 상세한 목록이 필요하다면 별도의 부록으로 하이퍼링크를 연결할 수 있습니다. 핵심은 '행동이 필요한 불일치'를 구성하는 임계값을 명확히 정의하는 것입니다.

Sarah (Female)

Excellent point, John. Let's incorporate that. We also need a clear escalation path for unresolved discrepancies under the 'Resolution Escalation' phase, including timelines and designated contacts. Michael, could you draft that section by our next meeting?

훌륭한 지적입니다, John. 그걸 포함합시다. 또한 'Resolution Escalation' 단계에서 해결되지 않은 차이점에 대한 명확한 에스컬레이션 경로가 필요합니다. 타임라인과 지정된 연락처를 포함해서. Michael, 다음 회의까지 그 섹션을 초안해 주실 수 있나요?

Michael (Male)

Absolutely, Sarah. I'll have a draft ready for review. This is coming together nicely.

물론이요, Sarah. 검토할 초안을 준비하겠습니다. 이게 잘 진행되고 있어요.

어휘

대화에 나오는 필수 단어 및 구문

SOP

SOP stands for Standard Operating Procedure, a document that explains the steps to follow in a process to ensure consistency and efficiency in a workplace.

SOP는 Standard Operating Procedure의 약자로, 작업장에서 일관성과 효율성을 보장하기 위해 프로세스에서 따라야 할 단계를 설명하는 문서입니다.

draft

To draft means to write an early version of a document, like a plan or procedure, which can be changed later before finalizing it.

초안을 작성하다라는 것은 문서의 초기 버전을 쓰는 것을 의미하며, 계획이나 절차처럼 나중에 최종화하기 전에 변경할 수 있습니다.

outline

To outline means to give a general description or summary of the main parts of something, without going into too much detail.

개요를 제시한다는 것은 무언가의 주요 부분에 대한 일반적인 설명이나 요약을 제공하는 것을 의미하며, 너무 세부적으로 들어가지 않는다.

phases

Phases are distinct stages or steps in a process, like different parts of a project that happen one after another.

단계는 프로세스의 구별되는 단계나 단계로, 프로젝트의 다른 부분들이 하나씩 순서대로 일어나는 것과 같습니다.

discrepancy

A discrepancy is a difference or inconsistency between two things that should be the same, such as numbers in reports that don't match.

불일치는 두 가지가 같아야 할 때의 차이 또는 불일치로, 보고서의 숫자가 맞지 않는 경우와 같습니다.

escalation

Escalation means passing a problem to a higher level of authority when it can't be solved at the current level, often with urgency.

에스컬레이션은 현재 수준에서 문제를 해결할 수 없을 때 더 높은 수준의 권한으로 문제를 넘기는 것을 의미하며, 종종 긴급성을 동반합니다.

validation

Validation is the process of checking something to make sure it is correct, accurate, or meets standards, like verifying data.

검증은 무언가를 확인하여 올바르고 정확하며 표준을 충족하는지 확인하는 과정으로, 데이터를 검증하는 것처럼.

threshold

A threshold is the level or point at which something starts to happen or requires action, like a minimum amount that triggers a response.

임계값은 무언가가 시작되거나 행동이 필요한 수준이나 지점으로, 응답을 유발하는 최소량과 같은 것입니다.

핵심 문장

기억하고 연습해야 할 중요한 구문

Alright team, let's dive into drafting this new SOP.

This sentence is a way to start a meeting enthusiastically. 'Dive into' is an idiom meaning to start working on something deeply and quickly. It's useful for leading discussions in professional settings. Grammar: Imperative 'let's' for suggestions.

이 문장은 회의를 열정적으로 시작하는 방법입니다. 'Dive into'는 무언가를 깊고 빠르게 시작한다는 관용 표현입니다. 전문적인 환경에서 토론을 주도하는 데 유용합니다. 문법: 제안のための 명령형 'let's'.

Based on our analysis, the process breaks down into three key phases.

This explains a structure based on prior work. 'Breaks down into' means divides into parts. Useful for describing processes. Grammar: Present simple for general facts; 'based on' shows reason.

이는 이전 작업에 기반한 구조를 설명합니다. 'Breaks down into'는 부분으로 나누는 것을 의미합니다. 프로세스를 설명하는 데 유용합니다. 문법: 일반 사실을 위한 현재 단순형; 'based on'은 이유를 보여줍니다.

That's a good point.

A common phrase to agree with and acknowledge someone's idea positively. It's polite and encourages collaboration in meetings. Useful in discussions to show respect.

누군가의 아이디어를 긍정적으로 동의하고 인정하는 일반적인 표현입니다. 예의 바르고 회의에서 협력을 장려합니다. 토론에서 존중을 나타내는 데 유용합니다.

Agreed. So, under 'Data Extraction,' we'll list the system and report names.

'Agreed' means I accept your idea. This sentence plans content for a document. Useful for confirming and organizing tasks. Grammar: Future 'we'll' for planned actions.

'Agreed'는 당신의 아이디어를 받아들인다는 의미입니다. 이 문장은 문서 내용을 계획합니다. 작업 확인 및 정리하는 데 유용합니다. 문법: 미래 'we'll'은 계획된 행동을 위해 사용됩니다.

Good idea. That ties into 'Expected Outcomes' for that phase.

Praises an idea and connects it to another part. 'Ties into' means relates to or links with. Helpful for building on suggestions in team talks.

아이디어를 칭찬하고 다른 부분과 연결합니다. 'Ties into'는 관련되거나 연결된다는 의미입니다. 팀 토론에서 제안을 기반으로 발전시키는 데 유용합니다.

I think a high-level categorization is sufficient for the SOP itself.

'High-level' means general or overview, not detailed. 'Sufficient' means enough. Useful for suggesting simplicity in documents. Grammar: 'I think' softens opinion.

'High-level'은 일반적이거나 개요를 의미하며, 상세하지 않습니다. 'Sufficient'는 충분하다는 뜻입니다. 문서에서 단순함을 제안하는 데 유용합니다. 문법: 'I think'는 의견을 부드럽게 합니다.

Absolutely, Sarah. I'll have a draft ready for review.

'Absolutely' means completely yes. This accepts a task politely. Useful for agreeing to responsibilities in meetings. Grammar: Future 'I'll have' for promises.

'Absolutely'는 완전한 '예'라는 의미입니다. 이는 작업을 정중하게 수락하는 표현입니다. 회의에서 책임을 동의할 때 유용합니다. 문법: 미래형 'I'll have'는 약속에 사용됩니다.